Богданов Александр Викторович
Глава Нежновского сельского поселения
Исполняющий обязанности главы администрации Нежновского сельского поселения
Администрация
муниципального образования
«Нежновское сельское поселение»
муниципального образования
«Кингисеппский муниципальный район»
Ленинградской области
ПОСТАНОВЛЕНИЕ.
06.02.2018 №21.
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в администрации МО «Нежновское сельское
поселение» МО «Кингисеппский муниципальный
район» Ленинградской области
В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в администрации МО «Нежновское сельское поселение» администрация
п о с т а н о в л я е т :
1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2018 года Инструкцию по делопроизводству в администрации МО «Нежновское сельское поселение» (далее – Инструкция) (приложение).
2. Ответственность за соблюдение требований Инструкции возложить на специалиста 1 категории администрации МО «Нежновское сельское поселение» Синицыну Е.В. .
3. Контроль за исполнением требований Инструкции оставляю за собой.
Глава администрации А.С. Жадан
Утверждена
постановлением администрации
МО «Нежновское сельское поселение»»
от 06.02.2018 года № 21
(приложение)
И Н С Т Р У К Ц И Я
по делопроизводству в администрации муниципального
образования «Нежновское сельское поселение»
1. Общие положения
Инструкция по делопроизводству в администрации МО «Нежновское сельское поселение» (далее – администрация) (далее – Инструкция) определяет основные правила подготовки, оформления, прохождения, контроля исполнения, хранения и использования образующихся в результате деятельности служебных документов.
Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в соответствии с Правилами делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 года № 477, с приказом Росархива от 23.12.2009 года № 76 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», «Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области», утвержденной постановлением губернатора Ленинградской области от 29.12.2005 года № 253-пг (с изменениями) и с учетом опыта организации документационного обеспечения (делопроизводства) в администрации МО «Нежновское сельское поселение».
Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех должностных лиц и работников администрации МО «Нежновское сельское поселение».
Работники администрации несут ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной в них информации.
Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных
технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет глава администрации МО «Нежновское сельское поселение».
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в администрации МО «Нежновское сельское поселение» возлагается на главу администрации МО «Нежновское сельское поселение».
На работников, ответственных за делопроизводство, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
- прием и учет (регистрация), распределение (направление) входящих (поступающих) документов;
- учет (регистрация) внутренних документов;
- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) – передача их непосредственно работнику – ответственному исполнителю (далее – исполнитель);
- учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку по адресам (отправка адресатам);
- контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, организация справочно-информационной работы;
- организация работы с письменными и устными обращениями;
- подготовка и своевременное уточнение (корректировка) номенклатуры дел администрации;
- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их в архив;
- выдача работникам документов и текущих дел, контроль за их прохождением и сроками исполнения документов;
- ведение, формирование и хранение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;
- анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
- обеспечение сохранности находящихся в пользовании ПК и хранящейся в них базы данных о документах подразделения;
- ознакомление работников с правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к документационному обеспечению (делопроизводству).
Вновь принятые работники, деятельность которых связана со служебными документами, в обязательном порядке должны быть ознакомлены руководителем соответствующего структурного подразделения администрации с настоящей Инструкцией.
2. Основные понятия
В Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ - официальный документ, созданный органом исполнительной власти, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации МО «Кингисеппский муниципальный район»,
с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
СЭД – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
3. Общие требования к оформлению документов
Документы, издаваемые в администрации глава администрации МО «Нежновское сельское поселение», должны оформляться, как правило, на бланках и иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Бланки писем администрации допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств оргтехники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
При разработке бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных стандартов.
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждая напечатанная страница документа, оформленного как на бланке, так и без него, должна иметь следующие поля:
левое - 30 мм,
правое - 10 мм,
верхнее - 20 мм,
нижнее - 20 мм.
Документы, печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman Cyr размером № 12-14 через 1 - 2 межстрочных интервала.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки. Первая страница документа или приложения не нумеруется.
3.1. Реквизиты документа
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: герб (при необходимости), наименование организации (должностного лица) - автора документа, наименование вида документа, заголовок к тексту документа, дата документа, адресат, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, печать (при необходимости), фамилия исполнителя и номер его телефона). В процессе подготовки и оформления документа состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.
3.1.1.Герб
Использование герба Нежновского сельского поселения, регулируется Положением о гербе Нежновского сельского поселения Кингисеппского
муниципального района Ленинградской области, утвержденным решением Совета депутатов глава администрации МО «Нежновское сельское поселение».
3.1.2. Наименование организации
Наименование организации, являющихся авторами документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в их учредительных документах (положении).
3.1.3. Наименование вида документа
Наименование вида документа указывается на всех документах (постановление, распоряжение, приказ, справка, и другие), кроме служебных писем, печатается прописными буквами.
3.1.4. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту:
- размещается ниже реквизитов «дата документа» и «регистрационный номер документа;
- излагается в краткой форме, включает в себя краткое содержание документа, формулируется в виде ответа на вопрос «О чем?» («О ком?», «Об...»);
- пишется с заглавной буквы через одинарный межстрочный интервал;
- не должно содержать более четырех строк, не более 28 знаков в строку;
- печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером № 12;
- не содержит точки в конце;
- оформляется без кавычек.
3.1.5. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата его подписания последней организацией.
Дату документа оформляют 2 способами:
· цифровым: арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 23 августа 2012 года следует оформлять - 23.08.2012 года (точка, буква «г.» после даты не указываются).
· словесно-цифровым, например: 04 марта 2007 года.
Все даты в тексте документа должны быть оформлены одинаковым способом.
3.1.6. Адресат
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Правительство Ленинградской области
Управление делами
При направлении документа конкретному должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Например:
ОАО «Аэропорт Пулково»
Генеральному директору
В.П. Климентьеву
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
ОАО «Аэропорт Пулково»
В.П. Климентьеву
Если документ адресуют в несколько организаций или структурных
подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:
Главам муниципальных образований
При адресовании документа физическому лицу сначала указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес (элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи), например:
И.И. Иванову
ул. Республики, д. 15, кв. 1,
г. Сосновый Бор,
Ленинградская область,188420
Документы не должны содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адреса не указывается, каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.
Реквизиты адресата располагают в правом верхнем углу первого листа письма. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке данного реквизита.
3.1.7. Текст документа
Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.
Связный текст состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения, справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты.
В документах (постановление, распоряжение, приказ) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («постановляю», «приказываю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (распоряжений по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.
3.1.8. Отметка о наличии приложений
Оформление приложений к документу.
Приложения к документу могут быть трех видов:
- приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими правовыми и распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями, приказами);
- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Минюста России от 17.02.2012 года № 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на ________ л.
В приложении к нормативному правовому и распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 1
к постановлению администрации
МО «Нежновского сельского поселения»
от 06.02.2018 № 21
Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер, относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к постановлению администрации
МО «Нежновское сельское поселение»
от 06.02.2018 № 21
Если приложение к правовому акту одно, то его номер не указывается. При наличии нескольких приложений к правовому акту они нумеруются арабскими цифрами.
Если в приложение к ранее принятому правовому акту или утвержденному документу вносятся изменения с изложением его в новой редакции, то в изложенном в новой редакции приложении в правом верхнем углу делается надпись с указанием реквизитов ранее принятого правового акта или наименование ранее утвержденного документа и реквизитов, заключенных в скобки, правового акта, которым вносятся изменения и дополнения, по следующим формам:
ПРИЛОЖЕНИЕ
к постановлению администрации
МО «Нежновское сельское поселение»
от 06.02.2018 № 21
3.1.9. Подпись
Подпись является обязательным реквизитом документа.
Документы подписываются должностными лицами в соответствии с представленными им полномочиями.
В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, сокращенное - если на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Между текстом и подписью оставляется 3-4 строки.
Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и отделяется от основного текста тремя межстрочными интервалами.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности, последняя буква расшифровки подписи ограничивается правым полем.
Инициалы указываются перед фамилией (без пробелов между инициалами и фамилией).
Если должностное лицо, для подписи которого подготовлен документ, отсутствует, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, при этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается замена аббревиатуры «и.о.», «зам.» предлогом «за» или проставлением косой чертой.
При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Глава администрации личная подпись И.О.Фамилия
Главный бухгалтер личная подпись И.О.Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:
Начальник комитета по образованию Начальник комитета по труду и
социальной защите населения
личная подпись личная подпись И.О.Фамилия И.О.Фамилия
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии: личная подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии: личная подпись И.О.Фамилия
личная подпись И.О.Фамилия
3.1.10. Утверждение документа
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
личная подпись И.О.Фамилия
дата
При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕНЫ»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением администрации
МО «Нежновское сельское поселение»
от ____ 2018 № ___
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.
3.1.11. Согласование документа
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Гриф согласования документа включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы администрации
личная подпись И.О.Фамилия
дата
Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 30.09.2012 № 01-15/155-К
Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания, например
Руководитель юридического комитета
личная подпись И.О.Фамилия
дата
3.1.12. Резолюция
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.1.13. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа и включает в себя фамилию исполнителя, номер его телефона, допускается код (города), например:
Александрова, (81375)45833
Раздел 4. Подготовка, оформление и издание
муниципальных правовых актов
Муниципальный правовой акт может быть издан в форме:
- постановления администрации МО «Нежновское сельское поселение».
- распоряжения администрации МО «Нежновское сельское поселение».
Форма правового акта определяется администрацией при подготовке проекта правового акта и может быть изменена юридическим комитетом в ходе согласования проекта.
Подготовка проектов правовых актов и организация работы с ними осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Правовые акты должны отвечать следующим требованиям:
а) соответствовать федеральному и областному законодательству;
б) иметь краткое, ясное и четкое изложение вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;
в) содержать указания конкретным исполнителям, выполнение которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения, а также пункт возложения контроля за их исполнением.
Для предварительного рассмотрения, оценки целесообразности издания документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству правовой акт подлежит согласованию (визированию) должностными лицами администрации и заинтересованных организаций, имеющих непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте, круг которых определяется разработчиком проекта.
Согласование проекта правового акта на всех этапах согласования обеспечивается разработчиком проекта.
Визирование проекта правового акта осуществляется в форме согласования, располагающейся на оборотной стороне последнего листа (приложение №1).
В форме согласования указываются фамилия, имя, отчество и должность разработчика документа, визы согласующих должностных лиц, отметка, является ли правой акт нормативным правовым актом, перечень рассылки правового акта. Список организаций и должностных лиц для рассылки определяется разработчиком документа. В необходимых случаях разработчик правового акта представляет полные почтовые адреса получателей.
Согласование может проводиться как внутри администрации (подразделениями и должностными лицами), так и вне нее (внешнее согласование) – с подчиненными и неподчиненными организациями.
Круг должностных лиц, визирующих проект документа, определяется руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.
Срок согласования проекта правового акта каждым из указанных в нем должностных лиц не должен превышать одного дня. Для проведения правовой экспертизы проектов правовых актов и составления заключения допускается согласование документа в юридическом комитете в течение пяти рабочих дней.
Ответственность за нарушение сроков согласования проекта документа несет руководитель структурного подразделения, в котором проходит согласование.
Проект правового акта согласовывается в следующей последовательности:
- разработчиком и руководителем подразделения, ответственным за подготовку проекта;
- заместителями главы администрации, направления основной деятельности которых затрагиваются в данном проекте;
- должностными лицами, заинтересованными организациями, имеющими непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте;
Согласование оформляется визой, включающей должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.
Отказ от визирования не допускается.
Особое мнение визирующего должностного лица по проекту документа и дополнения к проекту оформляется в виде отдельной записки, которая прилагается к проекту.
Изменения, внесенные в текст проекта правового акта, сделанные от руки, должны быть заверены подписями разработчика проекта и лица, предложившего изменения.
Полученные в процессе согласования проекта документа замечания (дополнения) учитываются разработчиком при его доработке.
При отклонении разработчиком замечаний (дополнений), окончательное решение принимает глава администрации.
В случае выявления юридическим комитетом в проекте документа противоречий действующему законодательству, документ не визируется, а возвращается исполнителю с соответствующим отрицательным заключением.
Проекты правовых актов могут быть признаны не подготовленными и отправлены на доработку в случаях:
- несоответствия требованиям настоящей Инструкции;
- отсутствия необходимых согласований должностных лиц;
- неотредактированности.
В отношении проекта правового акта, обладающего признаками муниципального нормативного правового акта (далее – проект НПА), проводится антикоррупционная экспертиза специалистом администрации после размещения проекта НПА на официальном сайте администрации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Срок размещения на официальном сайте администрации в сети «Интернет» проектов административных регламентов составляет не менее одного месяца, проектов иных НПА – не менее пяти дней.
Для обеспечения проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта НПА разработчик проекта организует его размещение на официальном сайте администрации.
Срок проведения антикоррупционной экспертизы проектов НПА составляет пять рабочих дней со дня поступления проектов уполномоченному специалисту администрации.
Проект административного регламента предоставления муниципальной услуги (по исполнению муниципальной функции) проходит процедуру согласования после проведения независимой экспертизы (размещение на официальном сайте администрации в сети «Интернет» проекта
административного регламента на срок не менее одного месяца) и экспертизы, проводимой уполномоченным лицом в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», а также Порядком, утвержденным решением Совета депутатов МО «Нежновское сельское поселение» №6 от 01.09.2011
Срок проведения экспертизы административных регламентов предоставления муниципальных услуг составляет 15 рабочих дней со дня поступления проектов в уполномоченному лицу.
Проекты административных регламентов, не прошедшие в установленном порядке независимую экспертизу, а также муниципальные нормативные правовые акты, не получившие положительного заключения об оценке регулирующего воздействия проекта муниципального акта, возвращаются уполномоченным лицом специалисту , ответственному за подготовку проекта НПА для устранения выявленных нарушений.
После получения заключения антикоррупционной экспертизы проектов НПА руководитель структурного подразделения, ответственный за подготовку проекта, обеспечивает направление проекта НПА и заключения антикоррупционной экспертизы уполномоченного органа с сопроводительным письмом в Кингисеппскую городскую прокуратуру для проведения правового анализа с указанием разработчика документа и его контактных данных.
Проект нормативного правового акта, согласованный в установленном порядке, с обязательным приложением заключения антикоррупционной экспертизы и письма с отметкой прокуратуры о получении проекта НПА передаются главе администрации.
Служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых постановлениях, распоряжениях, не подлежит разглашению (распространению).
Оформляются правовые акты на бланках установленного образца формата А4 (210мм x 297 мм) с изображением полного герба Нежновского сельского поселения района в центре верхней части бланка (приложение №2, 3).
Текст документа набирается в текстовом редакторе Word с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером № 14 через одинарный межстрочный интервал.
Использование шрифтов, отличных от Times New Roman Cyr, а также
шрифтов «полужирный», «курсив, «подчеркнутый» запрещается по всему тексту правового акта.
Дата регистрации правового акта оформляется цифровым способом в следующей последовательности - число, месяц, год.
Например: 25.03.2007
Датой регистрации правового акта является дата его подписания главой администрации.
Наименование (заголовок) проекта правового акта:
- размещается ниже реквизитов «дата документа» и «регистрационный номер документа» сразу от левого поля на расстоянии одного, двух пробелов от вышеуказанных реквизитов;
- излагается в краткой форме, четко отражает содержание документа, формулируется в виде ответа на вопрос «О чем?» («О ком?»);
- пишется с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал;
- не должно содержать более пяти строк при ширине 40 знаков;
- не содержит точки в конце;
- оформляется без кавычек.
При оформлении проектов правовых актов необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к тексту правовых актов:
1) текст правового акта излагается простым, доступным языком в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле;
2) поручения, содержащиеся в правовых актах, должны быть точными, лаконичными, исключающими двусмысленное толкование;
3) не допускается использование сокращенных, неофициальных наименований;
4) не употребляются сокращенные варианты слов и обозначение слов символами.
Так, например, полностью в соответствующих числах и падежах пишутся слова: процент, рубль, год, глава, раздел, статья, пункт, подпункт, абзац, часть, параграф, квартал, месяц и иные слова;
5) не допускается использование сокращенного наименования органа местного самоуправления, организации, если это специально не оговорено в тексте правового акта;
При отсутствии такой оговорки используется полное наименование организации, органа государственной власти;
6) не употребляются сокращенные наименования должностей.
Полностью пишутся слова: заместитель, председатель, генеральный директор, начальник, заведующий и иные слова (неправильно писать: зам., пред., ген. дир., нач., зав.);
7) если в содержательной части правового акта содержатся предписания иным организациям, их наименования пишутся полностью, а в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя;
8) если в содержательной части правового акта содержится предписание иной организации, оно оформляется следующим образом:
«1. Заведующей Нежновским сельским клубом Ивановой Е.П. (текст предписания)».
В этом случае фамилия руководителя указывается в дательном падеже без круглых скобок;
9) не допускается при написании фамилии и инициалов отрывать инициалы от фамилии, размещая их на разных строках;
10) не допускается при написании регистрационного номера отрывать знак «№» от цифры, размещая их на разных строках.
Если в тексте правового акта имеются приложения, то делается ссылка «согласно приложению» или «приложение». При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
Если принимаемые правовые акты исключают действие ранее принятых правовых актов, они должны содержать пункты о признании их утратившими силу.
Постановления, распоряжения администрации принимаемые во исполнение нормативных правовых актов Российской Федерации и Ленинградской области, решений Совета депутатов, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих актов.
Подготовка и передача проектов решений в Совет депутатов
МО «Нежновское сельское поселение»
Подготовка, разработка и оформление проектов решений осуществляется специалистом администрации МО «Кингисеппский муниципальный район» в соответствии с Порядками внесения проектов муниципальных правовых актов на рассмотрение Совета депутатов МО «Нежновское сельское поселение» .
Проект решения, носящий нормативный правовой характер, с обязательным перечнем документов к проекту решения:
- сопроводительное письмо;
- справка согласования;
- пояснительная записка
представляется местного в Кингисеппскую городскую прокуратуру в срок не позднее, чем за 5 рабочих дней до назначенной даты заседания Совета депутатов и размещается на официальном сайте администрации МО «Нежновское сельское поселение».
Муниципальные правовые акты, не носящие нормативный правовой характер, подготовленные в соответствии с установленными требованиями, проект решения и приложения к нему представляются в аппарат Совета депутатов на бумажном носителе и в электронном виде, в срок не позднее, чем за 5 рабочих дней до назначенной даты заседания Совета депутатов.
Раздел 5. Подготовка, оформление служебных документов
5.1. Служебные письма
Для оформления писем в администрации используются:
- бланк письма установленного образца с нанесением герба Нежновского сельского поселения;
- бланк письма установленного образца, воспроизведенный с помощью средств оргтехники, без герба Нежновского сельского поселения (приложение № 4);
- угловой штамп (мастичный, резиновый).
Служебное письмо, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели, вызвавшие составление письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием его подготовки, во второй – выводы, решения, просьбы, предложения, рекомендации.
В служебных письмах используют форму изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
- от третьего лица единственного числа («администрация не возражает», «комитет считает возможным»).
В письмах-ответах в установленном месте бланка необходимо ссылаться на дату и номер документа, на который дается ответ.
Письма большого объема или затрагивающие несколько вопросов делятся на разделы, пункты и подпункты, которые могут иметь подзаголовки и нумеруются арабскими цифрами.
Если документ имеет приложения, указанные в тексте, отметка о них делается после текста до подписи по форме:
«Приложение: по тексту на ______ л. в ________ экз.». Приложения, не указанные в тексте, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров;
- если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:
«Приложение на 5 л. в 2 экз. только в первый адрес»;
- если приложения сброшюрованы, количество листов в них можно не указывать.
При составлении и оформлении исходящих документов необходимо соблюдать требования и правила согласно ГОСТ Р.630-2003.
Письма составляются в двух экземплярах, один из которых при регистрации исходящего документа подшивается в папку с исходящими документами.
5.2. Служебная записка
В виде служебной записки оформляются документы, содержащие сведения о выполнении каких-либо поручений информационного характера и направляются должностным лицом другому должностному лицу.
5.3. Протоколы совещаний
Протокол является документом коллегиального органа, создается группой лиц по вопросам, требующим обсуждения.
Протокол подлежит регистрации по месту создания, имеет формат А 4.
Протокол совещания оформляется, как правило, в течение трех рабочих дней после совещания на основании записей, произведенных во время совещания, выступлений.
В протоколе указываются дата, время и место проведения совещания, состав участников, повестка дня, фамилии выступавших, тема и принятые решения.
По каждому рассмотренному вопросу излагается содержание принятого решения, определяется ответственный за исполнение решения и срок исполнения.
Общие требования к оформлению протокола совещания:
В заголовок текста протокола следует включить наименование органа, которым проводится совещание.
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили» или «решили») и состоит он из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста располагается под реквизитом заголовка, состоит из разделов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «Повестка дня».
Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания. Разделы строятся по единой схеме:
слушали – выступили – постановили (решили)
Раздел «Выступили» может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.
В разделах «Председатель» и «Секретарь» вводной части текста протоколов указываются инициалы и фамилии председателя и секретаря совещания.
В разделе «Присутствовали» при количестве участников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. В этом случае к протоколу прилагается список участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе в разделе «Присутствовали» перечисляются фамилии всех участников совещания в алфавитном порядке с разбивкой по вопросам повестки дня. Ниже указываются наименования должностей присутствовавших.
В разделе «Приглашенные» перечисляются приглашенные на заседание лица с указанием инициалов, фамилий и должностей присутствовавших.
В разделе «Повестка дня» перечисляются вопросы, рассмотренные на совещании. Вопросы располагаются в порядке их важности и установленного времени рассмотрения с указанием докладчика (каждый вопрос нумеруется арабской цифрой).
В разделе «Слушали» указываются только фамилии докладчиков, а в разделе «Выступили» – фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня без текстов докладов и выступлений.
В разделе «Решили» излагается текст принятых на совещании конкретных решений, требующих обязательного исполнения, с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые заверяются печатью.
5.4. Договоры (соглашения, контракты)
Договоры (соглашения, контракты) заключаемые от имени администрации МО «Нежновское сельское поселение», оформляются путем составления документа, подписываемого сторонами.
Представляемый для подписания договор (соглашение, контракт) согласовывается (визируется) главным бухгалтером и контрактным управляющим (в рамках реализации Федерального закона от 05.04.2013 года № 44-ФЗ).
Соглашения о предоставлении субсидий и иных межбюджетных трансфертов из других бюджетов бюджетной системы в обязательном порядке согласовываются с главным бухгалтером.
Согласование договора (соглашения, контракта) производится на последнем листе экземпляра под подписью лица, заключающего договор.
Договор (соглашение, контракт) подписывается уполномоченным лицом только после согласования (визирования) его всеми должностными лицами.
Все заключённые муниципальные контракты и договоры на поставку товаров, работ и услуг для нужд администрации подлежат передаче в трёхдневный срок бухгалтеру..
Соглашения о предоставлении субсидий и иных межбюджетных трансфертов из других бюджетов бюджетной системы подлежат передаче в трёхдневный срок бухгатеру.
5.5. Отправка документов
Документация, подлежащая регистрации и дальнейшей отправке адресату, называется исходящей корреспонденцией и аккумулируется у специалиста администрации для передачи на подпись главе администрации. Исходящий документ подлежит регистрации путем прикрепления ко входящему документу с присвоением номера входящего документа в системе электронного документооборота и передается осуществляющему регистрацию специалисту в бумажном виде.
Исходящие документы после подписания их руководителем передаются специалисту для регистрации.
В бумажном виде письма предоставляются в двух экземплярах. Подлинник, с проставленным исходящим номером и датой отправки, направляется адресату, другая копия помещается в папку исходящей документации.
Отправка документов производится исполнителем. Отправке подлежит подлинник отправляемого документа. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
Неправильно оформленный для отправки документ возвращается исполнителю на доработку.
5.6. Заверение копий документов
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «подпись документа». Она включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилия) и дату заверения, например:
Верно:
Главный бухгалтер личная подпись А.И.Иванова
05.05.2003
На копии документа заверительную отметку удостоверяют печатью.
Если заверенные копии содержат более двух листов, то они должны быть прошиты и пронумерованы.
Выдача заверенных копий правовых актов администрации осуществляется физическим и юридическим лицам при наличии письменного запроса на имя главы администрации.
6. Прием, обработка и распределение поступающей
корреспонденции
6.1. Прием и обработка документов
Корреспонденция, поступающая на имя главы администрации «Нежновское сельское поселение», принимается, регистрируется и хранится в администрации.
Специалисты регистрируют адресованные им документы самостоятельно.
Поступившие документы проходят несколько этапов:
§ прием документов;
§ первичная обработка документов (распаковка, рассортировка);
§ предварительное рассмотрение и распределение
§ регистрация;
§ передача документов руководителю;
§ рассмотрение документов руководителем, оформление резолюции;
§ регистрация резолюции, постановка документов на контроль исполнения;
§ передача документов исполнителям;
§ исполнение и контроль исполнения документов;
§ прием исполненного документа, снятие с контроля;
§ помещение исполненного документа в дело (работа с документом, текущее и архивное хранение, списание и уничтожение).
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем и целостности их вложений.
При вскрытии конвертов с корреспонденцией специалистом отдела по общим и организационным вопросам проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним. При отсутствии какого-либо документа или приложения на сопроводительном письме делается отметка.
Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают отправителю или пересылают по назначению, уведомив об этом отправителя.
Конверты от входящей корреспонденции не уничтожаются, а прикладываются к корреспонденции. Конверты с пометкой «лично» не вскрываются, их передают по назначению без обработки.
Вся входящая корреспонденция рассортировывается на регистрируемую и нерегистрируемую (приложение № 5).
Корреспонденция регистрируется в течение трех дней с момента поступления в системе электронного документооборота, за исключением документов с пометкой «Срочно».
На первую страницу входящего документа наносится входящий номер и дата поступления.
После регистрации поступившая корреспонденция передается на рассмотрение руководителю.
Рассмотрение документов руководителем производится, как правило, в день их поступления, а срочных – немедленно.
После рассмотрения документа руководитель наносит резолюцию.
Определенные документы, как правило, носящие характер периодических статистических запросов и ряд других, передаются на исполнение без резолюции руководителя (приложение № 6).
6.2. Регистрация документов
Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрационный номер документа является обязательным реквизитом, обеспечивающим в совокупности с другими реквизитами уникальность документа.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, контроля и использования в справочных целях.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, а также может дополняться буквами «ф» (факс) или «э» (электронная почта) в зависимости от того, каким способом получен документ.
Для создания поисковых систем регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
6.3. Прием и передача документов по каналам
факсимильной связи
Факсимильная связь предназначена для оперативной передачи информации и приема документов в виде копий.
Служебный документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи (далее именуются – факсограммы), юридической силы не имеют.
Документы, поступающие по каналам факсимильной связи на имя главы администрации, регистрируются в отделе по общим и организационным вопросам. Регистрация входящих факсограмм осуществляется в то же порядке, что и вся служебная корреспонденция.
Запрещается передавать по каналам факсимильной связи тексты документов с пометкой «Для служебного пользования».
Персональная ответственность за правильность приема (передачи) документов по каналам факсимильной связи возлагается на работников структурных подразделений, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
6.4. Порядок приема документов в электронном виде
Документы в электронном виде, поступающие в орган местного самоуправления на имя главы администрации, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководителем и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес администрации, осуществляется отделом в том же порядке, что и входящая корреспонденция.
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются возможностью технических и программных средств.
6.5. Порядок приема и передачи телефонограмм
Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
наименование предприятия, дата и время передачи, адресат, подпись, указание должности и ФИО, принявшего и передавшего телефонограмму.
В администрации МО «Нежновское сельское поселение», входящие телефонограммы записываются в специальном журнале, который ведет специалист администрации.
Если телефонограмма передается нескольким предприятиям или организациям, то к ней прикладывается список этих предприятий и организаций и номера их телефонов.
Раздел 7. Контроль исполнения документов и поручений
главы администрации
Контроль исполнения постановлений, распоряжений и поручений главы администрации МО «Нежновское сельское поселение», осуществляют специалисты администрации в соответствии с их функциями.
Специалисты несут личную ответственность за своевременное и качественное выполнение поручений главы администрации.
Специалисты администрации обеспечивают:
- организацию системы контроля исполнения документов Правительства Ленинградской области, письменных поручений главы администрации, обращений граждан, служебных документов с пометкой «Контроль» («К») и с указанием сроков исполнения;
- анализ и обобщение информации данных о ходе и результатах исполнения документов и подготовку соответствующей информации.
Исполнителей документов и поручений главы администрации определяют глава администрации.
Исполнители обеспечивают контроль, сбор, обработку и обобщение поступающей информации, подготовку необходимых документов. Документы исполняются в указанные в них сроки. Если срок исполнения не определен в документе, он устанавливается равным тридцати календарным дням. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с момента регистрации документа.
Документы, имеющие в тексте пометку «Срочно», исполняются в трехдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов – в течение 10 (десяти) дней.
При необходимости продления срока выполнения документа должностное лицо, которому дано поручение, должно своевременно до истечения срока представить на имя главы администрации мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.
О ходе и результатах выполнения каждого поручения главы администрации представляется информация за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие – лица, его замещающего. К информации об исполнении поручения главы администрации прилагаются подлинник этого поручения и ответ.
Документы главы администрации снимаются с контроля после полного решения всех поставленных в них вопросов и на основании резолюции главы администрации «снять с контроля».
8. Печати, штампы, их хранение
В администрации МО «Нежновское сельское поселение», используются следующие виды печатей и штампов:
· гербовая печать с изображением герба Российской Федерации;
· печать с надписью в центральной части « Администрация»
Гербовая печать проставляется на нотариальных документах.
· В документах , требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать с надписью в центральной части « Администрация»
- на договорах (контрактах), соглашениях;
- на актах (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания);
- на доверенностях (на получение материальных ценностей, ведение дел в судах и другое);
- на финансовых документах;
- на гарантийных письмах (на выполнение работ, услуг);
- на удостоверениях работников;
- на трудовых книжках;
- на командировочных удостоверениях работников;
- на документах, необходимых для оформления виз и приглашений.
- на копиях документов для подтверждения соответствия их подлинникам.
Письма, выполняемые на бланках, как правило, не требуют удостоверения печатью. Печать обязательна только на гарантийных письмах.
Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место, обозначенное отметкой «М.П.».
Оттиск всех элементов изображения печати должен быть четкий. Насыщенность и цветовой фон всех участков печати должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
Печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Все изготовленные печати и штампы администрации в журнале учета печатей и штампов в администрации МО «Нежновское сельское поселение».
Печати и штампы должны храниться в металлических шкафах или сейфах у ответственного должностного лица.
В случае утраты печати, штампа о данном факте незамедлительно в письменном виде информируется глава администрации..
Ответственность и контроль за порядком использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагается на ллаву администрации.
Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати (штампы)уничтожаются с составлением акта с соответствующей отметкой в журнале учета.
При смене руководителя подразделения печати и штампы передаются по акту.
9. Составление номенклатуры дел, формирование дел,
передача их в архив
9.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков хранения дел.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации и ее структурных подразделений.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, их штатными расписаниями, планами и отчетами, номенклатурами дел за предыдущие годы.
Номенклатура дел структурных подразделений администрации на следующий календарный год разрабатывается не позднее 01 ноября текущего года ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивным отделом, подписывается руководителем подразделения и представляется в отдел по общим и организационным вопросам.
Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения, согласовывает ее с архивным отделом и представляет в отдел по общим и организационным вопросам.
Сводная номенклатура дел администрации составляется на основании номенклатуры дел структурных подразделений, согласовывается с архивным отделом, утверждается главой администрации (приложение № 7).
После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.
В течение года по согласованию с архивным отделом в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти.
Графы сводной номенклатуры дел, номенклатуры дел подразделения заполняются следующим образом.
В графе «Индекс структурного подразделения» проставляется утвержденный индекс структурного подразделения, состоящий из цифрового обозначения подразделения.
В графе «Индекс дела» проставляется индекс дела, состоящий из индекса подразделения и цифрового обозначения дела по номенклатуре.
Например: 01-05, где 01 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре
В графе «Заголовок дела (тома, части)» включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и так далее), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций. Если заголовок включает в себя термин «документы», то в скобках дается расшифровка: планы, отчеты, записки и так далее.
Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.
Графа «количество дел (томов, частей)» заполняется в конце календарного года.
В графе «Срок хранения дела и номера статей по перечню» указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
На дела временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, проставляются временный срок и пометка «ЭК» (экспертная комиссия).
Графа «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В графе проставляются отметки о заведении дел,
переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и другое.
Если в течение года возникают новые, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
9.2. Формирование и оформление дел, законченных делопроизводством, передача их в архив
Законченные делопроизводством документы должны быть оформлены в дела в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и утвержденной номенклатурой дел.
Дела формируются в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел администрации осуществляется архивным отделом.
При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;
2) в дело включается один экземпляр каждого документа;
3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;
4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;
5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, личные дела);
6) дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров. Если объем дела превышает установленные нормы, относящиеся к делу документы формируются в два или несколько томов (частей);
7) внутри дела документы располагаются так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления);
8) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей и т.п.;
9) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы следует только клеем "ПВА";
10) не допускается вносить в документы постоянного срока хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда администрации.
Экспертиза ценности документов и дел осуществляется по номенклатуре дел и включает в себя:
- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения дел подготовки к передаче в архивный отдел;
- отбор документов временного хранения (до пяти лет и с пометкой «До минования надобности»), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой «До минования надобности»).
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки.
На обложке дела (папки) должны указываться следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти (структурного подразделения), индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов.
Надпись на обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью.
Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.
Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы.
На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и на дела по личному составу составляются отдельные описи.
Описи дел составляются в трех экземплярах, подписываются руководителем подразделения и лицом, ответственным за делопроизводство.
Два экземпляра описи вместе с документами передается в архивный отдел, третий экземпляр с отметкой о приеме дел в архивный отдел остается в подразделении. К описям составляются предисловие и историческая справка.
До передачи документов и дел в архивный отдел их хранение осуществляется в структурных подразделениях администрации. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях несут руководители соответствующих подразделений и лица, ответственные за делопроизводство.
Подготовка документов к сдаче на хранение в архив включает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов (приложение №8).
Завершенные дела хранятся по месту их формирования в течение пяти лет. По истечении срока хранения дел в структурных подразделениях, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в архивный отдел.
Изъятие документов из архивных дел, передача работником администрации архивных документов или их копий работникам других организаций не допускается.
При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
Методическую помощь по вопросам архивного дела оказывает архивный отдел администрации МО «Кингисеппский муниципальный район».
Приложения
